1. Czy kwoty otrzymane przez zleceniobiorcę z tytułu zwrotu kosztów podróży własnym samochodem podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeżeli wydatków poniesionych na eksploatację samochodu ( paliwo, ubezpieczenie itp.


Autor: Pierwszy Urząd Skarbowy w Toruniu

Sygnatura: PB1/415-4/04

Hasła tematyczne: podróż służbowa (delegacja), umowa zlecenia

Kategoria:

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Toruniu działając w trybie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa ( Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm. ) oraz w związku z art. 16 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych ustaw ( Dz. U. Nr 169, poz. 1387 ), w odpowiedzi na pismo z dnia 6 stycznia 2004 roku ( wpływ do tutejszego Urzędu 7 stycznia 2004 roku ) w sprawie udzielenia pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego wyjaśnia co następuje:

Z przedstawionego w pismach stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pan wraz z żoną … pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie handlu artykułami przemysłowymi, produkcji galanterii i biżuterii prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zamierza Pan zawrzeć umowę zlecenie ze zleceniobiorcą, który do wykonywania umowy zlecenie będzie wykorzystywał własny samochód. Umowa przewiduje zwrot kosztów z tytułu używania samochodu zleceniobiorcy do wykonywania zleconych zadań do wysokości nie przekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu oraz stawki za jeden kilometr określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy ( rozporządzenie Ministra Pracy i polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ).

Pana zdaniem na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby nie będącej pracownikiem a ewidencję przebiegu pojazdów powinien prowadzić zleceniobiorca.

Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży na warunkach opisanych powyżej w całości stanowią Pana zdaniem koszty uzyskania przychodu z działalności gospodarczej zleceniodawcy. Ponadto uważa Pan, że przepisy prawa podatkowego nie przewidują dokumentowania podróży odbywanej przez zleceniobiorcę na druku delegacji a dotyczą tylko pracowników.

Zgodnie z przepisem art. 21ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( j. tekst Dz. U. Z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. ) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby nie będącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.Ustawodawca w ust.13 pkt 1 zaznacza, że zwolnienie dotyczące diety i innych należności za czas podróży osoby nie będącej pracownikiem stosuje się jedynie wtedy, gdy otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Jak z powyższego wynika, używanie samochodu do celów służbowych w celu odbycia podróży służbowej, dotyczy nie tylko pracowników, ale również osób, które zatrudnione na podstawie umowy zlecenia wykonują prace na rzecz przedsiębiorcy ( zleceniodawcy będącego osobą fizyczną lub prawną ).

Zwolnienie to dotyczy również świadczeń za czas podróży służbowej wypłaconych zleceniobiorcy, do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku. Natomiast otrzymane przez zleceniobiorcę świadczenia z tego tytułu w kwotach przekraczający limity, są przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zatem, jeżeli wykonanie zlecenia będzie wiązało się z wyjazdem do innej miejscowości ( lub kraju ), tzn. z odbyciem podróży służbowej, zleceniobiorca ponoszący związane z takim wyjazdem wydatki, może, jeżeli stanowi tak zawarta umowa, otrzymać od zleceniodawcy ich zwrot. Do tych należności zalicza się również koszty używania prywatnego samochodu przez zleceniobiorcę.

Aby świadczenie takie mogło korzystać ze zwolnienia od podatku muszą być spełnione dwie przesłanki:

    a) pojazd musi być używany w celu odbycia podróży służbowej, tj. jazdy zamiejscowej, b) wypłacona z tego tytułu należność nie może przekroczyć limitu wynikającego z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu określonej dla danego pojazdu w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku.

Jeżeli jednak zleceniodawca zwraca koszty używania samochodu w jazdach lokalnych, tzn. nie związane z odbyciem podróży służbowej, świadczenie to u zleceniobiorcy w całości podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, bowiem nie mieści się w zakresie zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust 1 powoływanej ustawy kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z treści art. 23 ust. 1 pkt 46 w/w ustawy wynika, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.W myśl art. 23 ust. 5 przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyjątkiem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki poniesione przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zatem gdy zleceniobiorca wykorzystuje prywatny samochód przy wykonywaniu wynikających z umowy czynności, to zleceniobiorca powinien zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Zleceniodawca natomiast powinien potwierdzić ją na koniec miesiąca. Następnie kwotę wypłaconą zleceniobiorcy z tytułu używania samochodu porównać z kwotą limitu wynikającą z ewidencji i zaliczyć do kosztów faktycznie poniesiony wydatek z tego tytułu, ale w wysokości nie przekraczającej tego limitu. Przepisy prawa podatkowego nie nakładają obowiązku dokumentowania na drukach polecenia wyjazdu służbowego "delegacjach" dla osób, które na podstawie umowy zlecenia odbywają podróże służbowe. Niemniej mając na względzie treść art. 22 ust 1 powoływanej ustawy, który mówi, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy, wysokość diety i innych należności aby mogła być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów musi być prawidłowo udokumentowana. Zatem z umowy zlecenia lub z innego dowodu wynikać musi co najmniej cel podróży, nazwa miejscowości, godzina wyjazdu i przyjazdu.

Niniejszej odpowiedzi udzielono w oparciu o stan faktyczny przedstawiony w Pana piśmie oraz stan prawny obowiązujący w dniu datowania odpowiedzi.