Czy diety z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownika zatrudnionego jako kierowca mogą być kosztem uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej


Autor: Urząd Skarbowy w Ostrowcu Świętokrzyskim

Sygnatura: PDI-415/9/05

Hasła tematyczne: delegacja służbowa, podróż służbowa krajowa (delegacja krajowa), koszty uzyskania przychodów, podróż służbowa zagraniczna (delegacja zagraniczna), diety

Kategoria:

Wnioskiem z dnia 23.03.2005 r. wystąpiliście Państwo o odpowiedź na pytanie czy diety z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownika zatrudnionego jako kierowca mogą być kosztem uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności. Pismami z dnia 14.04.2005 r. oraz 28.04.2005 r., stanowiącymi uzupełnienie wniosku, przedstawiliście Państwo następujący stan faktyczny: zatrudniacie czterech pracowników na stanowisku kierowcy samochodu ciężarowego lub ciągnika siodłowego. Jako miejsce wykonywania pracy wskazany jest cały kraj. Pracownicy sporadycznie wykonują również pracę poza granicami kraju. Wyjazd taki trwa 4-5 dni.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Naczelnik Urzędu Skarbowego w Ostrowcu Św. wyjaśnia co następuje:

O tym co stanowi koszt uzyskania przychodu stanowi art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). Według generalnej klauzuli zawartej w tym artykule wydatek poniesiony przez podatnika stanowi koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

– służy osiągnięciu przychodu, tzn. został poniesiony w celu jego osiągnięcia, co oznacza, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany tylko ten wydatek, który pozostaje w związku o charakterze przyczynowo-skutkowym lub gospodarczym ze źródłem przychodu,

– nie został wymieniony przez ustawodawcę w art. 23 cyt. ustawy jako wydatek nie będący kosztem uzyskania przychodu.

Tak więc diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacane pracownikowi stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną podróżą służbową.

Od 01.01.2003 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia określił wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytuu podróży służbowej na terenie kraju oraz poza granicami kraju. Uregulowano to w następujących aktach prawnych:

– rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży sużbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),

– rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokoci oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży słżbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Rozporządzenia te nie zawierają definicji podróży służbowej, która jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Nie każde wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową. Jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. Nr 21, poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikającej z zawartej umowy o pracę. W Państwa przypadku kierowcy zgodnie z umową mają określone miejsce pracy – cały kraj, tak więc wyjazd poza granice kraju będzie podróżą służbową.

Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należnościy służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej.

W konsekwencji powyższych przepisów Państwa pracownikom kierowcom, których praca polega na wyjazdach samochodami ciężarowymi, przysługuje zwrot poniesionych przez nich kosztów wyjazdów, tj. diet i innych poniesionych w podróży i prawidłowo udokumentowanych wydatków. Państwu jak podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży zagranicznych pracowników i prawidłowo udokumentowanych wydatków w podróży odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Biorąc powyższe pod uwagę stanowisko Państwa wyrażone w piśmie z dnia 23.03.2005 r., uzupełnione w pismach z dnia 14.04.2005 r. oraz z dnia 28.04.2005 r. jest prawidłowe.