Kiedy należy się zwrot wydatków na wyjazdy służbowe i czy mogę odmówić takiego wyjazdu w przypadku nie otrzymania zaliczki na ten cel?
Odpowiedź prawnika:
Kwestię tą reguluje art. 775 § 1 kodeksu pracy oraz wydane na jego podstawie rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r.
w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. (Dz.U.01.151.1720). W art. art. 775 § 1 czytamy:
„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”
Tak więc jak wynika z tego artykułu z pewnością przysługuje w tym przypadku prawo do zażądania zaliczki i zwrotu kosztów po odbyciu podróży służbowej. Trudno sobie bowiem wyobrazić, iż np.: pracownik, który po prostu niema pieniędzy na podróż, hotel będzie te pieniądze pożyczał. Sytuacja taka może stanowić podstawę odmowy wyjazdu.
Szczegółowa treść podanego powyżej rozporządzenia znajduje się poniżej.
Na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracy zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa szczegółowe zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą".
§ 2. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§ 3. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów,
2) noclegów,
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4) innych udokumentowanych wydatków.
§ 4. 1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 19 zł za dobę podróży.
2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania.
3. Przy obliczaniu diet:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
4. Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub w przypadkach, o których mowa w § 9 ust. 1,
2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
§ 5. 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.
2. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:
1) 0,4690 zł zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
2) 0,7519 zł zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
3) 0,2071 zł – dla motocykla,
4) 0,1243 zł – dla motoroweru.
§ 6. Kwota diety, o której mowa w § 4 ust. 1, oraz stawka za jeden kilometr przebiegu, o której mowa w § 5 ust. 3, ulegają zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Kwotę diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę.
§ 7. 1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, z zastrzeżeniem ust. 3.
2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
§ 8. 1. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.
2. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
3. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
4. Prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
§ 9. 1. Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego na koszt pracodawcy.
2. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.
§ 10. Traci moc rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 69, poz. 454 i z 2000 r. Nr 13, poz. 173), z wyłączeniem § 9, który traci moc z dniem 31 marca 2002 r.
§ 11. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2002 r.