Pewna firma – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zalega mi z płatnościami za dostarczone wyroby. Prezes tej firmy pisemnie zobowiązał się do zapłaty wierzytelności w określonym terminie. Na niniejszym oświadczeniu widnieje jego oryginalny podpis, niestety bez pieczątki firmowej i jego pieczątki imiennej (prezes był na "wyjeździe" i nie zabrał ich ze sobą). Podpis jest dość czytelny.
Czy takie oświadczenie będzie wystarczające aby dochodzić swoich praw w trybie postępowania nakazowego (art. 485 k.p.c. ) ?

Odpowiedź prawnika:

W przypadku dochodzenia wierzytelności w trybie postępowania nakazowego ustawa wymaga tego, aby wierzytelność ta była udowodniona w sposób szczególny. Jak słusznie zostało zauważone w pytaniu ten ustawowy nakaz rozwija art. 485 k.p.c., który w sposób wyczerpujący określa rodzaje dokumentów stanowiących wystarczające, na potrzeby tego postępowania potwierdzenie przysługującej wierzytelności. Należałoby więc zastanowić się na początku , do którego z tych czterech rodzajów dokumentów mógłby należeć ten w którego posiadaniu znajduje się wierzyciel. Wydaje mi się, iż w tym przypadku najbliżej jest temu dokumentowi do tego, o którym mówi art. 485.1.3. k.p.c – mianowicie wezwanie dłużnika do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu. W tym wypadku mowa jest o dwóch dokumentach: pierwszy z nich sporządzony jest przez samego wierzyciela i jest to wezwanie do zapłaty. Powinno ono być w taki sposób sporządzone, aby z tego wezwania wynikały w sposób jednoznaczny podstawa wierzytelności, jej wysokość oraz określenie dłużnika. Drugi dokument, znacznie ważniejszy to pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu. Ustawa wyraźnie wymienia elementy tego oświadczenia. Po pierwsze wskazuje na wymóg formy pisemnej. Po drugie mówi ona o tym, iż jest to oświadczenie woli dłużnika. Nad tym wymogiem warto się zatrzymać odnosząc go do opisanej sytuacji. Wspomniane zostało w pytaniu , iż dłużnikiem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W związku z tym owym oświadczeniem woli dłużnika o uznaniu długu musi być również oświadczenie woli spółki z o.o. O tym z kolei jakie wymogi są stawiane takiemu oświadczeniu woli spółki z o.o. mówi art. 205 kodeksu spółek handlowych. Czytamy w nim: jeżeli zarząd jest wieloosobowy , sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu z prokurentem.
Odnosząc teraz cytowany przepis do naszej sytuacji musimy ustalić czy spółka z o.o. będąca dłużnikiem jest spółką jedno czy wieloosobową. Jeśli jest wieloosobową spółką wówczas zastosowanie znajdą te przepisy. Wskazują one na pierwszeństwo uregulowania kwestii reprezentowania spółki przy składaniu oświadczeń woli w drodze umownej. Kolejnym więc krokiem jest sprawdzenie w umowie danej spółki tego czy istnieje w niej postanowienie dotyczące tej kwestii i jakie jest jego brzmienie. Kodeks bowiem jednoznacznie wyklucza możliwość traktowania oświadczenia woli złożonego przez jednego członka zarządu w przypadku spółki wieloosobowej jako oświadczenia woli spółki. Jedynym więc wyjściem jest to, że umowa spółki w zakresie upoważnienia ustawowego zmieniła sposób reprezentacji w taki sposób, iż z jej postanowień wynika, że jeden członek zarządu, albo prezes jednoosobowo mogą składać oświadczenia woli, które są traktowane z punktu widzenia prawnego jako oświadczenie woli spółki. W braku takiego rozwiązania złożone oświadczenie nie będzie mogło być traktowane jako oświadczenie woli dłużnika, czyli spółki o uznaniu długu.
Nie jest natomiast koniecznym elementem odcisk pieczątki lub jej brak, zarówno gdy chodzi o pieczątkę spółki jak i jej prezesa. Pieczątka spółki zawiera te informacje, które są konieczne dla pisma spółki. Art. 206 k.s.h. wymaga bowiem tego, aby pisma spółki skierowane do oznaczonej osoby zawierały: firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego i numeru, pod którym spółka jest wpisana do rejestru. Wymóg ten nie dotyczy jedynie pism skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych. Informacje te mogą zostać umieszczone na piśmie spółki bez konieczności dokonywania odcisku pieczęcią.
Podpis złożony przez prezesa można natomiast zawsze porównać pod względem jego podobieństwa z podpisem, który widnieje w aktach spółki w sądzie rejestrowym. Każdy bowiem członek zarządu ma obowiązek złożenia takiego podpisu.
Powracając do koniecznych elementów pisemnego oświadczenia woli dłużnika o uznaniu długu to oczywiście musi być to również dokładne oznaczenie długu i jego wysokości.
Postępowanie nakazowe wymusza tak konkretne wymogi dla dowodów potwierdzających istnienie wierzytelności. Innym rozwiązaniem jest możliwość wystąpienia o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym . Dla wydania takiego nakazu wystarczy bowiem uznanie danej wierzytelności za niewątpliwą, bez konieczności sięgania po te dowody, które w sposób ścisły określają przepisy dla postępowania nakazowego.